Når foreningen skifter administrator

Foreningens krav følger aftalen, ikke andelsboligloven

Andelsboligloven indeholder ingen bestemmelse om, hvad en administrator skal aflevere ved et skifte. Administratoren nævnes to steder i loven. Det ene sted er en forældelsesregel om rådgivning om lån og kreditter, det andet er bestyrelsens pligter (andelsboligloven, LBK nr. 1281 af 28. august 2020, § 3 d og § 6 c).

Tilsynet ligger allerede hos bestyrelsen. Den skal som minimum påse, at den løbende fra administratoren eller kassereren modtager orientering om foreningens finansielle forhold, og at administratoren udøver sit hverv over for foreningen på behørig måde (andelsboligloven § 6 c, stk. 1, nr. 2 og 3). Et skifte er ikke det tidspunkt, hvor overblikket skal skabes.

Hvem der kan skifte, står i vedtægterne. Efter ABF's standardvedtægter kan generalforsamlingen vælge en advokat eller en anden professionel ejendomsadministrator og kan til enhver tid afsætte administrator, mens bestyrelsen træffer nærmere aftale om dennes opgaver og beføjelser (§ 29, stk. 1, udgaven fra oktober 2014 med ændring juli 2025). Standardvedtægterne gælder først, når foreningen selv har vedtaget dem.

Er administratoren advokat, gælder der mere end aftalen. Efter Advokatnævnets faste praksis har en advokat, hvis klient ønsker at skifte advokat, som udgangspunkt pligt til at udlevere sagens dokumenter til klienten. Advokaten har dog tilbageholdsret i dokumenterne til sikkerhed for et ubetalt salærkrav, hvis klienten ikke lider retstab ved det (Advokatsamfundet, 2017). Er administratoren ikke advokat, står foreningen alene med aftalen.

Resten står i aftalen. ABF anbefaler en skriftlig aftale og fremhæver, at det er vigtigt, at aftalen specificerer, hvilke ydelser der er indeholdt, og hvilke foreningen skal betale ekstra for. Overdragelsessager, byggesager og låneomlægninger er ofte tillægsydelser (ABF, 11. januar 2023). Udlevering ved ophør hører til samme kategori. Den er værd at have skrevet ned, længe før den bliver aktuel.

Databeskyttelsesreglerne dækker personoplysningerne, ikke resten af materialet

Foreningen bestemmer, hvad oplysningerne bruges til, og administrator behandler dem på foreningens vegne. Dataansvaret ligger derfor hos bestyrelsen, ikke hos administrator, og det er efter ABF's udlægning også bestyrelsen, der skal sørge for, at der findes en databehandleraftale med administrator eller andre, som varetager den daglige drift for foreningen (ABF: ABF afhjælper GDPR-forvirring, 25. maj 2018).

ABF's tjekliste til bestyrelser ender samme sted: få databehandleraftaler på plads med foreningens samarbejdspartnere (ABF: Persondata i foreningen). Findes aftalen ikke, mangler også den bestemmelse, der afgør, hvad der sker med oplysningerne til sidst.

Aftalen skal fastsætte, hvad der sker til sidst. Databehandleren skal efter den dataansvarliges valg slette eller tilbagelevere alle personoplysninger til den dataansvarlige, efter at tjenesterne vedrørende behandling er ophørt, og slette eksisterende kopier, medmindre EU-retten eller national ret foreskriver opbevaring (databeskyttelsesforordningen artikel 28, stk. 3, litra g). Foreningen vælger altså selv mellem sletning og tilbagelevering.

Her ligger den misforståelse, der koster tid. Retten til at modtage personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format tilkommer den registrerede, altså den enkelte person. Den gælder kun oplysninger om vedkommende selv, som vedkommende selv har givet til den dataansvarlige, og kun når behandlingen bygger på samtykke eller en kontrakt og foretages automatisk (databeskyttelsesforordningen artikel 20, stk. 1, litra a og b).

Forordningen finder heller ikke anvendelse på oplysninger, der vedrører juridiske personer (betragtning 14). Foreningen kan derfor ikke bruge artikel 20 som sit eget krav på et dataudtræk.

Fristerne følger samme skel. En dataansvarlig skal svare den registrerede uden unødig forsinkelse og senest en måned efter modtagelsen af anmodningen (artikel 12, stk. 3). Den frist gælder over for beboeren, ikke mellem foreningen og administrator. Datatilsynet gjorde i 2024 ejendomsadministratorers behandling af persondata til et fokusområde (ABF, 14. marts 2024), så aftalen bliver også læst udefra.

Regnskabsmaterialet er foreningens ansvar, også mens det ligger hos administrator

Andelsboligforeninger anses altid for at være erhvervsdrivende og er dermed omfattet af bogføringsloven (Erhvervsstyrelsens vejledning om bogføringsloven, 2026). Foreningen skal på betryggende vis opbevare regnskabsmateriale i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører (bogføringsloven, lov nr. 700 af 24. maj 2022, § 12, stk. 1). Pligten ligger på foreningen, uanset hvem der taster.

Materialet skal også være intakt. Virksomheder skal sikre, at regnskabsmaterialet ikke ødelægges, bortskaffes eller forvanskes, ligesom det skal sikres mod fejl og misbrug (§ 13, stk. 1). Ligger materialet kun i et system, foreningen ikke selv ejer, er en lukket adgang ved skiftet en reel risiko for netop det.

Placeringen hos en tredjepart flytter ikke pligten. En virksomhed har pligt til at stille sit regnskabsmateriale til rådighed for en offentlig myndighed, og den pligt gælder tilsvarende, hvis regnskabsmaterialet opbevares hos tredjepart (§ 22, stk. 1 og 3). Myndigheden kan forlange materialet udleveret vederlagsfrit i et anerkendt filformat (§ 22, stk. 2, nr. 2).

Administratoren har sine egne krav at leve op til. Virksomheder, der udfører bogføring for andre virksomheder, skal ved bogføringen for disse iagttage de samme krav til digitale bogføringssystemer (§ 17, jf. § 16, stk. 1).

Spørg derfor skriftligt, hvilket system foreningens bogføring ligger i. Systemet skal enten være registreret hos Erhvervsstyrelsen eller selv opfylde lovens krav (§ 16, stk. 2). Begge veje er lovlige.

Beskrivelsen skal rettes bagefter. Foreninger med pligt til at aflægge årsrapport, eller med en nettoomsætning over 300.000 kr. i 2 på hinanden følgende indkomstår, skal have en beskrivelse af, hvilke medarbejdere der er ansvarlige for procedurerne for løbende registrering og for betryggende opbevaring (§ 6, nr. 3). Skifter administrator, passer den beskrivelse ikke længere, og den skal opdateres i samme ombæring.

Det der typisk går tabt: forbedringer, vurderinger, referater, adgange og aftaler

Fem ting forsvinder oftest, og de har det til fælles, at de kun findes ét sted. Sælger skal udlevere 9 punkter til køberen inden aftalens indgåelse, og de fleste af dem stammer fra foreningen (bekendtgørelse nr. 336 af 20. marts 2025, § 1, stk. 1).

Den første er forbedringshistorikken for hver bolig: en opstilling af, hvordan prisen beregnes, med specifikation af prisen for andelen, udførte forbedringer og inventar (§ 1, stk. 1, nr. 7).

Den anden er de gamle vurderinger. Bygger værdien af forbedringer og tilpasset løsøre på en vurderingsrapport, regnes fristen først, fra rapporten foreligger, og kun for nøgleoplysningsskemaet for andelsboligsalg. Skemaet for selve foreningen løber uændret fra anmodningen (samme bekendtgørelse, § 7, stk. 3).

Bestiller foreningen selv vurderingsmanden, skal den sørge for, at rapporten udarbejdes uden ugrundet ophold. En andelskrone bygget på udokumenterede forbedringer er et gæt.

Den tredje er referaterne. Sælger skal udlevere referatet fra seneste ordinære generalforsamling og senere ekstraordinære generalforsamlinger sammen med vedtægter, seneste årsregnskab og budget (§ 1, stk. 1, nr. 1-3).

Referater fra bestyrelsens egne møder har andelshaverne også ret til at se, bortset fra personoplysninger om andre andelshavere, som bestyrelsen har pligt til at anonymisere først (ABF: Adgang til bestyrelsens dokumenter).

Den fjerde er adgangene. Alle andelsboligforeninger med et CVR-nummer skal have en digital postkasse til post fra det offentlige, og det er foreningens ansvar at få adgang til den (ABF: Digital post til andelsboligforeninger). Dertil kommer bankkonto og fuldmagter, foreningens mailadresse, hjemmesiden og de logins, der er oprettet undervejs.

Den femte er aftalerne. Forsikringer, leverandøraftaler, entrepriseaftaler og garantier har hver deres varsler og frister. Krav om erstatning for rådgivning om lån og kreditter forældes efter 6 år (andelsboligloven, LBK nr. 1281 af 28. august 2020, § 3 d), og dokumentationen skal kunne findes frem så længe.

Tjeklisten der skal køres, før opsigelsen sendes

Rækkefølgen betyder mere end tempoet. Alt, der skal hentes hos den nuværende administrator, hentes lettest, mens aftalen stadig løber.

1. Læs administrationsaftalen igennem: opsigelsesvarsel, hvad der er inkluderet, og hvad der afregnes særskilt.
2. Find databehandleraftalen frem, og se, hvad der står om sletning og tilbagelevering ved ophør.
3. Tjek foreningens vedtægter: hvem kan afsætte administrator, og kræver beslutningen en generalforsamling.
4. Skriv en liste over det, foreningen selv har adgang til i dag uden at spørge nogen. Resten er opgaven.
5. Hent regnskabsmaterialet med bilag for de seneste fem år, og læg det et sted, foreningen selv ejer.
6. Hent materialet for hver bolig: vurderingsrapporter, forbedringsoversigter, overdragelsesaftaler og godkendelser.
7. Hent referater, vedtægter, generalforsamlingsbeslutninger og de erklæringer, foreningen har afgivet ved salg.
8. Kortlæg adgange: bank og fuldmagter, digital postkasse, mailadresse, hjemmeside, forsikringer og leverandøraftaler.
9. Bed skriftligt om at få oplyst, hvilket bogføringssystem foreningens bogføring ligger i, og om det er registreret hos Erhvervsstyrelsen eller selv opfylder lovens krav.
10. Aftal skriftligt, hvad der udleveres, i hvilket format, hvornår, og hvad det koster.
11. Afklar udestående regninger, inden opsigelsen sendes. Er administrator advokat, har vedkommende tilbageholdsret i sagens dokumenter for et ubetalt salær, så længe klienten ikke lider retstab ved det (Advokatsamfundet, 2017).

Punkt 4 afgør resten. En bestyrelse, der kan svare på, hvad foreningen selv har, bruger skiftet på at flytte adgange. En bestyrelse, der ikke kan, bruger det på at bede om kopier og vente på svar.

Data foreningen selv kan fremvise, overlever skiftet

Foreningens data findes på to niveauer. Ejendommens papirer, altså BBR-oplysninger, vedligeholdelsesplan, energimærkning, regnskab og nøgletal, er det, foreningen skal kunne fremvise udadtil, og det kalder vi bygningens journal. Det, der hører til den enkelte bolig, nemlig forbedringer, vurderinger, tilladelser og aftaler, kalder vi andelens servicebog, ligesom bilens.

Skellet er praktisk, ikke teoretisk. Data, foreningen selv ejer og kan vise frem, overlever et skifte uden hul. Data, der kun findes i en administrators system eller i en tidligere kasserers indbakke, går tabt eller skal købes tilbage.

Fristerne venter ikke på skiftet. Foreningen skal hurtigst muligt og senest 10 arbejdsdage efter en anmodning udlevere nøgleoplysningsskemaerne til en andelshaver, der ønsker at sælge (bekendtgørelse nr. 336 af 20. marts 2025, § 7, stk. 1). Efter et salg skal handelsprisen indberettes senest 30 dage efter udløbet af det kvartal, hvor boligen blev solgt (§ 10, stk. 2).

Skalaen gør det konkret. Andelos register omfatter 8.400+ andelsboligforeninger registreret i CVR, og deres ejendomme rummer over 205.000 boligenheder (Andelo-registret, 2026). Hver af dem har papirer, adgange og en historik, der skal kunne findes frem, uanset hvem der har passet dem undervejs.

Andelo er ikke en administrator og overtager ikke administrationen. Det, systemet gør, er at holde foreningens egne papirer samlet: dokumenter i ét arkiv med mapper og adgangsstyring, søgning med almindelige ord, log over hvem der har ændret hvad, komplet historik over hvem der har ejet hver bolig, og forbedringer for hver bolig med kvitteringer og billeder.

Den dag aftalen opsiges, er spørgsmålet ikke, hvad administrator vil aflevere. Det er, hvad foreningen allerede selv kan finde.

Denne guide er generel information, ikke juridisk eller økonomisk rådgivning. Er du i tvivl om en konkret situation, så spørg foreningens bestyrelse, administrator, revisor eller advokat.