Bestyrelsens ansvar i en byggesag

Generalforsamlingen beslutter byggesagen, bestyrelsen fører den igennem

Foreningens højeste myndighed er generalforsamlingen, og bestyrelsen er valgt til at varetage den daglige ledelse og udføre generalforsamlingens beslutninger (ABF's standardvedtægter § 21, stk. 1, og § 25, stk. 1, 4. udgave, 10/2014 med ændring 07/2025). En byggesag af nogen størrelse er derfor ikke bestyrelsens egen beslutning.

Grænsen er sat med et tal, men den gælder kun de foreninger, der har vedtaget ABF's standardvedtægter. Vedtægterne er vejledende og gælder først, når generalforsamlingen har vedtaget dem.

Har foreningen gjort det, kræver forbedrings- og istandsættelsesarbejder kvalificeret flertal, når en beregnet finansiering ud fra ydelsen på et sædvanligt 30-årigt kontantlån ville kræve en forhøjelse af boligafgiften på mere end 25 %: mindst 2/3 af samtlige mulige stemmer skal være repræsenteret, og mindst 2/3 af ja- og nejstemmerne skal være ja (§ 23, stk. 2).

Samme stykke har et andet punktum, der ofte bliver væk. Er 2/3 af stemmerne ikke repræsenteret, men opnås 2/3-flertallet blandt de fremmødte, kan der indkaldes til en ny generalforsamling, hvor forslaget vedtages endeligt med samme flertal, uanset hvor mange stemmer der er repræsenteret. I praksis falder beslutningen ofte dér.

Rammen holder heller ikke af sig selv. Viser de indhentede tilbud, at byggeriet ikke kan holdes inden for den ramme generalforsamlingen forudsatte, anbefaler ABF at indkalde til en ny generalforsamling, inden arbejdet sættes i gang (ABF: Andelsboligforeningen som kunde). Det er dén beslutning, en bestyrelse fem år senere skal kunne pege på.

Tilbuddene og rådgiveraftalen er det grundlag, valget senere skal forsvares på

ABF's tjekliste til rådgivervalg begynder med at være præcis om tidshorisont, budgetramme og opgavekrav og med at indhente tre tilbud (ABF, 11. januar 2023). Tre tilbud giver både en fornemmelse af markedet og et sammenligningsgrundlag at holde op mod budgettet.

Resten af listen er de spørgsmål, ingen husker at stille bagefter: referencer, erfaring med andelsboligsektoren, uddannelse, ansvarsforsikring, medlemskab af en brancheorganisation, mulige interessekonflikter og en skriftlig aftale (samme kilde).

ABF skriver, at foreningen bør overveje, om det kan skabe en interessekonflikt at samle flere ydelser hos samme rådgiver, fx hvis byggerådgiver og administrator kommer fra samme firma og projektet går galt. En rådgiver bør efter ABF's formulering være 100 procent på foreningens side.

Aftalegrundlaget er det næste valg. ABF anbefaler, at det refererer til enten AB 18 eller AB Forbruger (ABF: Andelsboligforeningen som kunde). AB 18 er de standardbetingelser, byggeriets organisationer og staten står bag, og de gælder kun, når parterne har vedtaget dem (AB 18 § 1, VEJ nr. 9632 af 10. august 2018).

Valget er ikke ligegyldigt. AB 18 er skrevet til aftaler, hvor bygherren ikke er forbruger, og det er ABF's opfattelse, at langt de fleste andelsboligforeninger som udgangspunkt er forbrugere, men at det altid beror på en konkret vurdering (ABF: Forsikring).

Sikkerheden aftales samme sted. Er AB 18 vedtaget, skal entreprenøren stille sikkerhed senest 8 arbejdsdage efter aftalens indgåelse, men er entreprisesummen under 1 mio. kr., kun hvis bygherren har krævet det i udbudsmaterialet (AB 18 § 9, stk. 1, 2018).

Byggetilladelsen hænger på ejendommen, ikke på den bestyrelse der søgte den

Byggeloven gælder ved opførelse af ny bebyggelse og tilbygning, ved ombygning og andre forandringer, der er væsentlige i forhold til loven, ved væsentlige ændringer i benyttelsen, ved nedrivning og ved arbejder med betydning for bygningens energiforbrug (byggeloven § 2, stk. 1, LBK nr. 1178 af 23. september 2016). Arbejder omfattet af § 2 må ikke påbegyndes uden byggetilladelse (§ 16, stk. 1).

Bygningsreglementet undtager til gengæld en stor del af den typiske foreningsrenovering fra selve ansøgningen. Ombygninger og andre forandringer i eksisterende byggeri kan udføres uden ansøgning om byggetilladelse, når de ikke ændrer de bærende konstruktioners virkemåde eller forudsætningerne for de brandmæssige forhold (bygningsreglement 2018, § 5, nr. 4).

Undtagelsen falder væk ved en væsentlig anvendelsesændring eller en udvidelse af etagearealet, og reglementets krav skal overholdes uanset hvad.

Kræver arbejdet tilladelse, er tilladelsen kun starten. Byggeriet skal færdigmeldes til kommunalbestyrelsen med en erklæring om, at det er i overensstemmelse med byggetilladelsen og bygningsreglementet, med dokumentation for at kravene er opfyldt, og med drift- og vedligeholdelsesmanualer for installationerne (bygningsreglement 2018, § 40). Og det må ikke tages i brug uden ibrugtagningstilladelse (§ 43).

Huller i myndighedssporet rammer ikke den bestyrelse, der lavede dem. Ejeren skal til enhver tid rette forhold, der strider mod byggeloven eller forskrifter udstedt i medfør af den (byggeloven § 17, stk. 1, 2016). Ejeren er foreningen, uanset hvem der sad i bestyrelsen dengang.

En udbredt misforståelse hører til her. Pligten til byggeskadeforsikring gælder bygherrer, der opfører ny beboelse eller bygger om til beboelse (byggeloven § 25 A, stk. 1). En almindelig renovering af foreningens eksisterende ejendom udløser ikke den pligt.

Tilsynet er bygherrens opgave, og byggemødereferatet er det spor der bliver tilbage

Er AB 18 vedtaget, er tilsyn ikke frivilligt. Bygherren skal udpege et tilsyn, der repræsenterer bygherren over for entreprenøren med hensyn til arbejdets tilrettelæggelse og udførelse, og tilsynet skal være til stede på byggepladsen eller kunne tilkaldes (AB 18 § 28, stk. 1 og 3, 2018). Det er den forpligtelse, der afgør, om en frivillig bestyrelse kan klare sagen selv.

Tilsynet kan mere end at kigge med. Byggeledelsen må på foreningens vegne aftale ændringer i arbejdet med en merbetaling på højst 50.000 kr. for hver ændring og en fristforlængelse på højst 5 arbejdsdage for hver ændring (AB 18 § 28, stk. 2, 2018). Har bygherren ikke udpeget en byggeledelse, gælder det samme for fagtilsynet.

Inden arbejdet går i gang, skal bygherren sammen med rådgiver og entreprenør gennemgå det aftalte projekt og snarest muligt udarbejde en redegørelse for gennemgangen med beskrivelse af, hvad der er behandlet, og hvilke forhold der skal afbødes (§ 19, stk. 1, 3 og 6).

Undervejs er mødet det formelle sted. Bygherren indkalder til byggemøder, leder dem og skriver referaterne, og entreprenøren har ret til at få indsigelser og krav indført i referatet (AB 18 §§ 31 og 32, 2018). Parterne kan på møderne med bindende virkning give og modtage meddelelser, og de meddelelser skal gengives i referatet (§ 32, stk. 3).

Den sidste regel er værd at læse to gange. Er referaterne mangelfulde, findes de bindende aftaler kun i hovedet på folk, der en dag træder ud af bestyrelsen.

Afleveringsdatoen er den dato, alle senere frister regnes fra

Afleveringen har en fast koreografi i AB 18. Bygherren indkalder skriftligt og med rimeligt varsel til en førgennemgang inden den aftalte aflevering, og der udfærdiges en protokol over de påpegede forhold. At et forhold ikke blev påpeget der, afskærer ikke bygherren fra senere at påtale det som mangel (AB 18 § 44, 2018).

Derefter melder entreprenøren skriftligt færdig, og bygherren indkalder til en afleveringsforretning, der skal finde sted senest 10 arbejdsdage efter det angivne tidspunkt (AB 18 § 45, stk. 1, 2018). Arbejdet anses for afleveret, når forretningen har fundet sted, medmindre der ved den er påvist væsentlige mangler (§ 45, stk. 2).

Passivitet har en pris. Indkalder bygherren ikke, anses arbejdet for afleveret 10 arbejdsdage efter det angivne tidspunkt for færdiggørelse (§ 45, stk. 3). Foreningen får altså en afleveringsdato, uanset om nogen møder op til at fastsætte den.

Ved afleveringsforretningen udfærdiger bygherren en afleveringsprotokol med de påpegede mangler, entreprenørens bemærkninger, aftaler om afhjælpning med måde og frist, og parternes stillingtagen til, om arbejdet er afleveret (AB 18 § 46, stk. 1, 2018).

Mangelgennemgangen har sine egne frister. Bygherren fastsætter skriftligt en frist for afhjælpning og et tidspunkt for gennemgang af den, og der udfærdiges en afhjælpningsprotokol (§ 48, stk. 2 og 3). Mener bygherren derefter, at manglerne ikke er afhjulpet, skal det inden 10 arbejdsdage meddeles entreprenøren skriftligt (§ 50, stk. 1).

Garantien trapper ned over fem år, og det er foreningen der skal indkalde til eftersynene

Sikkerheden følger en trappe. Indtil aflevering svarer den til 15 % af entreprisesummen uden moms, herefter 10 % (AB 18 § 9, stk. 3, 2018). Den nedskrives til 2 % 1 år efter afleveringstidspunktet og ophører 5 år efter afleveringstidspunktet, medmindre bygherren forinden skriftligt har reklameret over mangler (§ 9, stk. 5 og 6).

Nedtrapningen hænger på datoer, ikke på eftersynene. Holdes 1-års eftersynet for sent, er sikkerheden allerede skrevet ned.

Mangelansvaret følger samme ur. Bygherrens krav mod entreprenøren som følge af mangler skal fremsættes senest 5 år efter arbejdets aflevering, og for løsøre og inventar, som ikke er særligt tilpasset eller fast monteret, er fristen 2 år (AB 18 § 55, stk. 1 og 3, 2018).

De to eftersyn er bygherrens at indkalde til: et senest 1 år efter afleveringen og et afsluttende senest 30 arbejdsdage før 5 år efter afleveringen (AB 18 §§ 56 og 57, 2018). Indkaldelsen skal være skriftlig med et varsel på højst 60 og mindst 15 arbejdsdage, ved hovedentreprise dog mindst 20 (§ 58, stk. 1).

Konkurs gør datoerne akutte. Da Altan.dk gik konkurs i 2023, gengav ABF et råd fra advokat Mads Schierbeck, Mehl og Schierbeck: få en teknisk rådgiver til at gennemgå arbejdet, selv om det er afleveret, og meld et foreløbigt mangelkrav to steder, i konkursboet og hos garantistilleren (ABF, 25. september 2023).

Byggesagens spor er dem foreningen skal bruge igen

Prisen på boligerne hænger direkte i afleveringsdatoen. Værdien af forbedringer udført på ejendommen efter vurderingen kan lægges til ejendommens værdi i andelsværdiberegningen (andelsboligloven § 5, stk. 4, som ændret ved lov nr. 330 af 9. april 2024).

Social- og Boligministeriet bruger et nyt tag som eksempel: er taget lagt efter valuarens besigtigelse, kan værdien lægges til, indtil en ny vurdering foreligger (Vejledning nr. 9588, 2025).

Registrene skal også rettes. Foreningen skal som ejer indberette ændringer på ejendommen til Bygnings- og Boligregistret (ABF: Byggekrav). Meddeles oplysningerne ikke rettidigt, kan kommunen tilbyde at afgøre sagen uden retslig forfølgning mod en bøde på højst 5.000 kr. (BBR-loven, LBK nr. 797 af 6. august 2019, § 9, stk. 1).

To niveauer er værd at skelne mellem. Byggetilladelsen, entrepriseaftalen, afleveringsprotokollen, attesterne og de rettede BBR-oplysninger føjer sig til bygningens journal, altså det foreningen skal kunne fremvise udadtil. Det, der hører til den enkelte bolig, kalder vi andelens servicebog.

En andelskrone bygget på udokumenterede forbedringer er et gæt. Det gælder både forbedringerne inde i boligen og de arbejder, foreningen udfører på ejendommen efter vurderingen.

Andelo fører ikke byggesagen for jer. Udbud, tilsyn og aflevering hører til hos rådgiveren og entreprenøren. Men sporet kan ligge samlet: foreningens dokumenter ét sted, hvor I selv bestemmer hvem der har adgang, søgbart med almindelige ord, og med byggesagens fakturaer sendt til foreningens egen mailadresse og godkendt digitalt.

Det er ikke byggesagen. Det er det, byggesagen skal kunne fremvises fra næste gang.