Digital bogføring i foreningen: kravene fra 2026

Kravet gælder fra det første regnskabsår, der begynder 1. januar 2026 eller senere

Foreningen er omfattet, hvis den ikke har pligt til at aflægge årsrapport efter årsregnskabsloven, og nettoomsætningen i 2 på hinanden følgende indkomstår overstiger 300.000 kr. Så er pligten til digital bogføring sat i kraft for førstkommende regnskabsår (bekendtgørelse nr. 297 af 20. marts 2025, paragraf 1).

Datoen er ikke den samme for alle. Virksomheder med pligt til at aflægge årsrapport har været omfattet fra det første regnskabsår, der begyndte 1. juli 2024, hvis de brugte et registreret system, og 1. januar 2025, hvis de brugte et ikke-registreret (bekendtgørelse nr. 1342 af 24. november 2023, paragraf 1).

Foreningerne kom med halvandet år senere og i ét skridt. Bekendtgørelsen sætter paragraf 16, stk. 1 og 2, i kraft samtidig, uanset hvilken type system I vælger (bekendtgørelse nr. 297 af 20. marts 2025, paragraf 1).

Bogfører en administrator for foreningen, gælder de samme krav for administratorens bogføring fra samme dato (bekendtgørelse nr. 297, paragraf 1, stk. 2, jf. bogføringslovens paragraf 17). Kravet følger opgaven, ikke aftalen, og det gælder derfor uændret, når foreningen skifter administrator.

8.400+ andelsboligforeninger er registreret i CVR (Andelo-registret, 2026). Ifølge ABF er det Erhvervsstyrelsens opfattelse, at boligafgiften skal regnes med, når omsætningen gøres op, og derfor er det kun ganske små foreninger, der helt undtages. Hvordan omsætningen gøres op, står i stykket om bogføringsloven for andelsboligforeninger. Her handler det om systemet, bilagene og opbevaringen.

Loven nævner ved navn, hvad systemet skal kunne

Kravene til systemet står i bogføringslovens paragraf 15. Systemet skal understøtte løbende registrering af transaktioner med angivelse af bilag for hver registrering og betryggende opbevaring af registreringer og bilag i 5 år.

Det skal opfylde anerkendte standarder for it-sikkerhed, herunder bruger- og adgangsstyring, og tage automatisk sikkerhedskopi af registreringer og bilag. Og det skal understøtte automatisering af administrative processer, herunder automatisk fremsendelse og modtagelse af e-fakturaer, og for registrerede systemer også mulighed for kontering efter en offentlig standardkontoplan.

Der er også krav til, hvad systemet gør ved den enkelte postering. Systemet skal give hver bogført transaktion en registreringsdato, et fortløbende transaktionsnummer og initialer på den, der bogførte den (bekendtgørelse nr. 97 af 26. januar 2023, bilag 1).

Ændringer skal gemmes. Fejlposteringer rettes ved nye posteringer, og bogførte transaktioner må ikke kunne ændres, tilbagedateres eller slettes (samme bilag). Det er dét krav, en almindelig regnearksbogføring falder på, for i et regneark kan et tal rettes bagud uden at efterlade spor.

Et registreret system betyder, at nogen andre har svaret på kravene

Et registreret bogføringssystem er et digitalt bogføringssystem, som Erhvervsstyrelsen har kontrolleret op mod lovkravene, og som derfor står i styrelsens offentlige fortegnelse. Bruger foreningen et system fra fortegnelsen, kan I være sikre på, at det opfylder kravene efter bogføringsloven. Fortegnelsen rummer over 100 systemer (Erhvervsstyrelsen, 2026).

Foreningen skal sikre, at systemet enten er registreret eller selv opfylder lovens krav (bogføringslovens paragraf 16, stk. 2). Det er hele valget i én sætning. Enten slår I systemet op på fortegnelsen, eller også hæfter foreningen selv for at kunne dokumentere kravene.

Vælger foreningen et system uden for fortegnelsen, følger der en liste med. Foreningen skal mindst ugentligt tage en fuld sikkerhedskopi af alle bogførte transaktioner og bilag, medmindre der ikke er bogført noget siden den seneste kopi (bekendtgørelse nr. 205 af 29. februar 2024, paragraf 4).

Kopien skal ligge hos en part, der ikke er nærtstående, og som må formodes at opfylde anerkendte standarder for it-sikkerhed, på en server i et EU- eller EØS-land (samme paragraf).

Systemet skal desuden kunne sende og modtage e-fakturaer via Nemhandel i OIOUBL-format og i Peppol BIS-format, generere en SAF-T-fil, som er det standardformat myndighederne kan læse bogføringen i, og afstemme bogføringen med foreningens bankkonto (samme bekendtgørelse, paragraf 5). Overtrædelse straffes med bøde (paragraf 6).

Købs- og salgsbilag skal ligge i systemet, resten af papirerne må ligge andre steder

Kravet har to dele, og de forveksles let. Foreningen skal registrere sine transaktioner i et digitalt bogføringssystem, og den skal opbevare registreringerne og de bilag, der dokumenterer dem, i systemet (bogføringslovens paragraf 16, stk. 1).

Bilagsdelen er afgrænset. Foreningen skal i systemet opbevare enhver dokumentation for en bogført transaktion vedrørende køb eller salg, som indeholder udstedelsesdato, leverancens art, beløb, afsender og modtager med navn, adresse og CVR- eller SE-nummer, momsbeløbets størrelse og betalingsoplysninger (bekendtgørelse nr. 1383 af 29. november 2023, paragraf 1).

Undtagelserne er få. Kassestrimler fra et salgsregistreringssystem er ikke omfattet, og det samme gælder bilag, der kun findes på papir, og som modtages ved køb eller salg uden for landets grænser (samme bekendtgørelse).

Den regel har haft en anden rækkevidde end selve systemkravet. Indtil nu gjaldt bilagspligten kun virksomheder med pligt til at aflægge årsrapport. Begrænsningen er ophævet med virkning fra 1. januar 2026, og fra da af gælder den alle, der er omfattet af paragraf 16, stk. 1, altså også foreningerne (bekendtgørelse nr. 302 af 20. marts 2025).

Resten af regnskabsmaterialet skal ikke ind i systemet. Årsregnskabet, beskrivelsen af bogføringsproceduren og en eventuel revisionsprotokol er regnskabsmateriale (bogføringslovens paragraf 4) og skal opbevares betryggende i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører (paragraf 12, stk. 1). Hvor de ligger, bestemmer foreningen selv.

De 5 år følger materialet, også når foreningen skifter system

Opbevaringen løber i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører (bogføringslovens paragraf 12, stk. 1). Bogføringen for regnskabsåret 2026 skal altså kunne fremvises til udgangen af 2031.

Et registreret system skal holde de 5 år selv. Bogførte transaktioner skal opbevares i et struktureret og maskinlæsbart format, og både transaktioner og bilag skal opbevares i 5 år, uanset om kundeforholdet til foreningen ophører undervejs (bekendtgørelse nr. 97 af 26. januar 2023, bilag 1, punkt 4). Er materialet krypteret, skal det kunne dekrypteres til et læsbart format.

Pligten følger med over i et nyt system. Har foreningen ved et systemskifte overført alle bogførte transaktioner og bilag til en ny udbyder, gælder opbevaringspligten også dér (samme bilag).

Udbyderen skal kunne udlevere materialet. Bogførte transaktioner og bilag for en nærmere angivet periode skal stilles til rådighed for en myndighed inden for 4 uger fra anmodningen. Myndigheden kan først gå til udbyderen, når den forgæves har bedt foreningen selv om materialet (samme bekendtgørelse, paragraf 11, stk. 1 og 2).

Så er der overleveringen internt. Når en ny ledelse afløser en fratrædende, skal den fratrædende ledelse overføre regnskabsmaterialet til den nye (bogføringslovens paragraf 14, stk. 3). Bestyrelsen er foreningens ledelse, så reglen rammer også skiftet efter en generalforsamling. Hvad den afgående bestyrelse besluttede undervejs, hører til i bestyrelsesreferatet som bevis.

Kravet flytter foreningens bogføring ud af regnearket

Før 2026 kunne bogføringen i en lille forening leve i kassererens eget regneark med et ringbind ved siden af. Fra det regnskabsår, hvor pligten gælder, skal registreringerne og bilagene for køb og salg ligge i et system, der holder dem i 5 år, uanset hvem der sidder med posten.

Loven flytter selv ansvaret. Foreningens skriftlige beskrivelse af bogføringsproceduren skulle indtil nu også dække, hvordan registreringer og bilag blev opbevaret. Fra det tidspunkt, hvor pligten til digital bogføring er sat i kraft, dækker beskrivelsen kun det øvrige regnskabsmateriale (bogføringslovens paragraf 6, nr. 2, jf. paragraf 34, stk. 4). Registreringer og bilag ligger nu i systemet.

Det er den reelle gevinst ved et krav, ingen forening har bedt om. Fakturaen fra tagarbejdet i 2026 kan findes i 2030, selv om der er kommet to nye kasserere siden.

Men systemet dækker kun det, der er bogført. Bogføringen viser, hvad foreningen har betalt for et nyt tag. Den viser ikke, hvilke forbedringer den enkelte andelshaver har lavet i sin bolig, hvornår bestyrelsen godkendte dem, og hvad de er værd i dag.

Det hører til i andelens servicebog, ligesom bilens: hvad der er lavet i boligen, hvornår, af hvem og for hvad. En andelskrone bygget på udokumenterede forbedringer er et gæt.

Andelo er ikke et bogføringssystem og står ikke i Erhvervsstyrelsens fortegnelse. Foreningssystemet håndterer det, der ligger rundt om bogføringen. Fakturaer kan sendes direkte ind i systemet på mail, bestyrelsen godkender bilag digitalt, beboere kan sende udlæg med kvittering, og godkendte bilag kan sendes automatisk videre til foreningens bogføringssystem. Dokumenter, forbedringer og historik bliver liggende, når bestyrelsen skifter.

Denne guide er generel information, ikke juridisk eller økonomisk rådgivning. Er du i tvivl om en konkret situation, så spørg foreningens bestyrelse, administrator, revisor eller advokat.